Anexo de Encargo y Transmisión de Datos Personales

1. Partes y roles

Este Anexo forma parte integral de los Términos y Condiciones aceptados por el Cliente y regula el tratamiento de los datos personales de los Clientes Finales del negocio.

• Responsable del Tratamiento: el Cliente (el negocio que contrata el Servicio), quien decide sobre la finalidad y el contenido de los datos de sus Clientes Finales.
• Encargado del Tratamiento: [RAZÓN SOCIAL] ("Kratech"), NIT [NIT], que trata dichos datos por cuenta y bajo las instrucciones del Responsable, con el único fin de operar el Servicio.

El Cliente declara que, como Responsable, ha obtenido de sus Clientes Finales las autorizaciones necesarias y cuenta con una finalidad legítima para el tratamiento de sus datos.

2. Objeto

Kratech tratará, en calidad de Encargado, los datos personales de los Clientes Finales que resulten necesarios para prestar el asistente de WhatsApp y las funciones asociadas (agendamiento, gestión de citas y/o pedidos, notificaciones y calendario), conforme a las instrucciones del Responsable.

3. Alcance del tratamiento

3.1. Tipos de datos. Datos de identificación y contacto (nombre, número de WhatsApp), contenido de las conversaciones con el asistente, y datos de las citas o pedidos (fecha, hora, servicio, valor cuando aplique).

3.2. Operaciones autorizadas. Recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos, exclusivamente para las finalidades del Servicio. Kratech no utilizará estos datos para fines propios, ni los comercializará, ni los usará para publicidad de terceros.

3.3. Actividades por cuenta del Responsable. Recibir y procesar los mensajes de los Clientes Finales, crear y actualizar citas/pedidos, enviar confirmaciones y recordatorios, sincronizar el calendario del negocio y poner la información a disposición del Responsable en el panel de administración.

4. Obligaciones de Kratech como Encargado

Kratech se obliga a:

1. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y a las finalidades de este Anexo.
2. Aplicar los principios y deberes de la Ley 1581 de 2012 y garantizar la seguridad de las bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
3. Guardar confidencialidad sobre los datos, obligación que subsiste aun después de terminada la relación.
4. Colaborar con el Responsable para atender las consultas y reclamos de los Clientes Finales, y para permitir el ejercicio de sus derechos (conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar).
5. Informar al Responsable, sin dilación injustificada, sobre cualquier incidente de seguridad que afecte los datos tratados.
6. Abstenerse de usar los datos para fines distintos, y suprimirlos o devolverlos conforme a la Cláusula 7.
7. Conservar los registros necesarios para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones.

5. Instrucciones y responsabilidad del Responsable

El Responsable (Cliente) es quien responde ante los Clientes Finales y ante las autoridades por el cumplimiento de la normativa de protección de datos respecto de la información que recolecta. En particular, se obliga a: (i) contar con la autorización de sus Clientes Finales; (ii) tener y publicar su propia política de tratamiento cuando la ley se lo exija; y (iii) impartir instrucciones lícitas a Kratech.

6. Subencargados

El Responsable autoriza a Kratech a apoyarse en subencargados para prestar el Servicio (por ejemplo: proveedor de infraestructura de mensajería de WhatsApp, proveedor de calendario, proveedor de correo transaccional y procesador de pagos). Kratech exigirá a dichos subencargados obligaciones de protección y seguridad no inferiores a las de este Anexo y responderá por su selección. Algunos subencargados pueden estar ubicados fuera de Colombia; en tal caso, la transmisión se ampara en este Anexo conforme a la Ley 1581 de 2012, que no exige autorización adicional del Titular cuando existe un contrato de transmisión en estos términos.

7. Duración, devolución y supresión

Este Anexo rige mientras esté vigente la relación contractual. Terminada la relación por cualquier causa, Kratech, a elección del Responsable y salvo obligación legal de conservación: (i) devolverá los datos en un formato de uso común; y/o (ii) los suprimirá de forma segura dentro de un plazo razonable, y suprimirá las copias en poder de sus subencargados.

8. Seguridad

Kratech aplicará medidas técnicas y organizativas razonables (cifrado en tránsito, control de acceso, segregación por cuenta del Cliente, registros de auditoría) para proteger los datos objeto de este Anexo.

9. Limitación

El incumplimiento de las obligaciones legales de protección de datos por parte del Responsable (por ejemplo, tratar datos sin autorización de sus Clientes Finales) es de su exclusiva responsabilidad y no será imputable a Kratech.

10. Contacto

[RAZÓN SOCIAL] — Protección de Datos — [EMAIL_DATOS] — [TELÉFONO] — [DOMICILIO], [CIUDAD], Colombia.